NACALCULATIE IS MUST VOOR TRANSPORTEURS.

Feiten in plaats van buikgevoel met VIL rekentool.

Transportbedrijven hebben weinig of geen zicht op kosten en kostenstructuren. Op vraag van de sector legde VIL in het project Nacatrans (Nacalculatie Transport) een methodiek vast en ontwikkelde het een eenvoudige rekentool die de effectieve rendabiliteit weergeeft op het niveau van de transportopdracht.

Nacalculatie verschaft bedrijfsleiders inzicht in kosten en geeft aan waar die gereduceerd kunnen worden of waar tarieven effectief te laag liggen. Het is thans aan de sector om hiermee aan de slag te gaan.

Onderschatte kosten

Het project Nacatrans komt tegemoet aan een dringende nood die leeft bij de kleine en middelgrote transportbedrijven om zicht te krijgen op gemaakte kosten. In tegenstelling tot grotere transporteurs beschikken zij minder over de knowhow en middelen om ex post calculatiefunctionaliteiten in de bouwen in hun IT-systemen. VIL ontwikkelde daarom een laagdrempelige rekentool, die eenvoudig te implementeren, gebruiksvriendelijk en makkelijk te interpreteren is. Een goed inzicht in opbrengsten, kosten en waar die ontstaan, helpt bedrijven om de juiste keuzes te maken met betrekking tot werk, na te streven klanten en prijszetting.

“Nacalculatie in transport bevestigt niet alleen het buikgevoel maar soms ook nog veel meer zaken die men in eerste instantie onderschat. Denken we hier maar aan de impact van time slots op laad- en losinstallaties en de congestie op de wegen”, vertelt projectdeelnemer Serge De Wolf van Trafuco.

Van ruwe data tot waardevolle kennis

Positief is de vaststelling dat de meeste transportbedrijven geïnvesteerd hebben in automatisering en over grote hoeveelheden data beschikken. De keerzijde is echter dat deze ruwe data vaak niet geschikt zijn om nacalculatie op te zetten. Bij meer dan de helft van de deelnemende bedrijven waren de activiteiten die de boordcomputer registreert, niet te linken aan de transportopdrachten die worden bijgehouden in het Transport Management Systeem (TMS). Andere vaststelling is dat chauffeurs het vaak niet al te nauw nemen met het correct en tijdig registreren van activiteiten in hun boordcomputer. Dit project mag gelden als een wake-up call naar de sector om systemen zodanig in te richten en te gebruiken dat ze data opleveren die bruikbaar zijn voor business intelligence toepassingen, zoals nacalculatie. Bij bedrijven waar de data wel aan de vereisten voldoen, kon het nut en de toegevoegde waarde van de rekentool worden vastgesteld.

“Informatie wordt pas echt waardevol wanneer ze omgezet kan worden in kennis, zodat deze kennis gebruikt kan worden voor bijsturing. Uit de analyse met de rekentool kan bijvoorbeeld blijken dat de diensten die een bedrijf uitvoert voor een bepaalde klant, helemaal niet zo rendabel zijn als gedacht, dat lossen of laden op één specifieke site van een klant steeds hogere kosten genereert dan op andere sites. Oranje of rode knipperlichten kunnen ook wijzen op te lage tarieven, bijvoorbeeld bij klanten die al van generatie op generatie klant zijn, en waar tarieven destijds vanuit de buik waren afgegeven, en sindsdien enkel maar geïndexeerd werden”, aldus VIL-projectleider Peter Lagey.